Allgemeines Büromanagement:
1. Erstellen und Verwalten von Terminen und Kalendern.
2. Organisieren von Meetings und Besprechungen.
3. Empfangen von Besuchern und Kunden.
4. Verwalten der Post und Paketzustellungen.
5. Verantwortlich für die Büroreinigung und -ordnung.
6. Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien und -ressourcen.
7. Pflegen und Aktualisieren der internen Datenbanken und Dokumentationen.
8. Verwaltung von Bürogeräten und Technologie.
9. Koordination von Reisen und Unterkünften für Mitarbeiter.
10. Verantwortlich für die Archivierung und Dokumentenverwaltung.
11. Organisation von Firmenevents und Feiern.
Finanz- und Rechnungswesen:
12. Erstellung von Rechnungen für Kunden.
13. Überwachung von Zahlungseingängen und Mahnwesen.
14. Buchhaltung und Abwicklung von Finanztransaktionen.
15. Erstellung von Finanzberichten und -analysen.
16. Verwaltung von Steuerangelegenheiten und -dokumenten.
17. Überprüfung von Mitarbeiterreisekostenabrechnungen.
18. Verwaltung von Kunden- und Lieferantenkonten.
19. Vorbereitung von Gehaltsabrechnungen.
Personalmanagement:
20. Verwaltung von Mitarbeiterakten und -dokumenten.
21. Koordination von Einstellungsverfahren und Interviews.
22. Onboarding neuer Mitarbeiter.
23. Pflege der Anwesenheits- und Urlaubszeiten der Mitarbeiter.
24. Durchführung von Mitarbeiterumfragen zur Zufriedenheit und Feedback.
25. Organisation von Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen.
26. Unterstützung bei der Mitarbeitermotivation und -bindung.
27. Verwaltung von Arbeitsverträgen und -vereinbarungen.
28. Bearbeitung von Personalangelegenheiten und -anfragen.
Kundenbetreuung und -support:
29. Beantwortung von Kundenanfragen per E-Mail oder Telefon.
30. Verwaltung von Beschwerden und Konfliktlösungen.
31. Überwachung der Kundenzufriedenheit und -rückmeldungen.
32. Organisation von Kundenumfragen und Feedbacksammelaktionen.
33. Pflege von Kundendaten und -informationen.
34. Erstellung von Kundenprofilen und -historien.
35. Organisation von Kundenveranstaltungen oder Informationsveranstaltungen.
Marketing und Vertrieb:
36. Erstellung von Marketingmaterialien und -kampagnen.
37. Verwaltung von Social-Media-Kanälen und Online-Präsenzen.
38. Organisation von Werbeaktionen oder Sonderangeboten.
39. Koordination von Marketing- und Vertriebsmeetings.
40. Durchführung von Marktforschung und Wettbewerbsanalysen.
41. Erstellung von Werbebannern und Flyern.
42. Pflege der Kundendatenbank für Marketingzwecke.
43. Verwaltung von Werbebudgets und -ausgaben.
IT-Unterstützung:
44. Unterstützung bei technischen Problemen und IT-Anfragen.
45. Verwaltung von Benutzerkonten und Zugriffsrechten.
46. Installation und Aktualisierung von Software und Betriebssystemen.
47. Sicherung und Wiederherstellung von Daten.
48. Verwaltung von E-Mail-Konten und -Kommunikation.
Qualitätsmanagement:
49. Implementierung von Qualitätsstandards und -richtlinien.
50. Überwachung und Sicherstellung der Qualitätskontrolle.
51. Verwaltung von Kundenfeedback und -beschwerden.
52. Durchführung von internen Qualitätsaudits.
Vertragsmanagement:
53. Erstellung und Verwaltung von Verträgen mit Kunden, Lehrern und Lieferanten.
54. Überprüfung und Aktualisierung bestehender Verträge.
Bürokommunikation:
55. Verfassen von E-Mails, Briefen und anderen schriftlichen Korrespondenzen.
56. Telefonische Kommunikation mit Kunden, Lehrern und Lieferanten.
Veranstaltungsmanagement:
57. Planung und Organisation von Events, Seminaren oder Workshops.
58. Reservierung von Veranstaltungsorten und Ressourcen.
59. Koordination von Teilnehmerregistrierungen und -unterlagen.
Lager- und Bestandsverwaltung:
60. Überwachung und Verwaltung von Lagerbeständen.
61. Bestellung und Beschaffung von Büromaterialien und -ressourcen.
62. Inventarisierung und Etikettierung von Inventar.
Unterstützung bei der Lohnbuchhaltung:
63. Sammlung von Arbeitszeitnachweisen der Lehrer.
64. Vorbereitung der Gehaltsabrechnungen für Lehrer.
Verwaltung von Bildungsmaterialien:
65. Koordination der Beschaffung und Auslieferung von Lehrmaterialien.
66. Pflege und Aktualisierung von Lernmaterialien und Ressourcen.
Datenschutz und Datenschutzbeauftragter:
67. Sicherstellung der Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und -vorschriften.
68. Anleitung der Mitarbeiter in Bezug auf den Datenschutz.
Gästebetreuung:
69. Empfang und Betreuung von Gästen und Geschäftspartnern.
70. Organisation von Besprechungsräumen und -ressourcen für Gäste.
Verwaltung von Studentenakten:
71. Erstellung und Pflege von Schülerakten und -dokumenten.
72. Sicherstellung der Datenaktualität und -integrität der Schülerakten.
Verwaltung von Lehrerakten:
73. Erstellung und Pflege von Lehrerakten und -dokumenten.
74. Sicherstellung der Datenaktualität und -integrität der Lehrerakten.
Teilnehmerverwaltung:
75. Verwaltung von Teilnehmerlisten und -registrierungen für Kurse oder Workshops.
76. Pflege und Aktualisierung von Teilnehmerdaten.
Organisation von Nachhilfestunden:
77. Koordination von Lehrern und Schülern für den Nachhilfeunterricht.
78. Sicherstellung der pünktlichen Durchführung von Nachhilfestunden.
Kundenkommunikation:
79. Beantwortung von Kundenanfragen per E-Mail oder Telefon.
80. Versenden von Bestätigungen, Erinnerungen und Benachrichtigungen an Kunden.
Lehrerbetreuung:
81. Koordination und Unterstützung der Lehrer bei Unterrichtsfragen oder
-anfragen.
82. Bereitstellung von Lehrmaterialien und Ressourcen für Lehrer.
Schülerbetreuung:
83. Kommunikation und Unterstützung von Schülern und Eltern bei Fragen und Anliegen.
84. Versenden von Unterrichtsmaterialien und Lernressourcen an Schüler.
Verwaltung von Leistungsberichten:
85. Zusammenstellen und Auswertung von Leistungsberichten der Schüler.
86. Erstellung von Fortschrittsberichten für Eltern und Lehrer.
Beschwerdemanagement:
87. Entgegennahme und Bearbeitung von Beschwerden von Schülern oder Eltern.
88. Koordination und Verfolgung der Beschwerden bis zur Lösung.
Überwachung der Lehrerperformance:
89. Verfolgung der Lehrerleistung in Bezug auf Pünktlichkeit und Unterrichtsqualität.
90. Sammeln von Feedback von Schülern und Eltern zur Lehrerperformance.
Verwaltung von Nachhilfestundenpaketen:
91. Verkauf und Verwaltung von Nachhilfestundenpaketen an Kunden.
92. Überwachung der Gültigkeitsdauer von Nachhilfestundenpaketen.
Anmeldeverwaltung:
93. Verwaltung und Organisation der Anmeldungen für Nachhilfekurse und -programme.
94. Erfassung und Pflege von Schüler- und Lehrerdaten.
Telefonische Terminerinnerungen:
95. Telefonische Erinnerung an Schüler und Eltern für bevorstehende Nachhilfestunden.
96. Telefonische Terminerinnerung an Lehrer für bevorstehende Unterrichtsstunden.
Datenanalyse und Berichterstattung:
97. Analyse von Kundendaten und -feedback zur Verbesserung der Services.
98. Erstellung von Berichten zu Leistungsindikatoren und Kennzahlen.
Verwaltung von Online-Lernplattformen:
99. Aktualisierung und Pflege von Lerninhalten auf Online-Plattformen.
100. Überwachung der Benutzeraktivitäten auf den Plattformen.
Verwaltung von Lehrer-Stundenplänen:
101. Koordination der Lehrer-Stundenpläne für die optimale Auslastung.
102. Anpassung von Lehrer-Stundenplänen bei Änderungen.
Verwaltung von Schüler-Stundenplänen:
103. Erstellung und Aktualisierung der Schüler-Stundenpläne.
104. Anpassung von Schüler-Stundenplänen bei Bedarf.
Teilnehmerfeedback:
105. Sammeln von Feedback von Schülern und Eltern nach dem Unterricht.
106. Auswertung und Analyse des Teilnehmerfeedbacks.
Verwaltung von Lehrerfortbildungen:
107. Organisation und Planung von Fortbildungsmaßnahmen für Lehrer.
108. Anmeldung und Verfolgung von Lehrerfortbildungen.
Verwaltung von Lehrmaterialien:
109. Verwaltung von Lehrbüchern, Arbeitsblättern und anderen Lehrmaterialien.
110. Bestellung und Beschaffung neuer Lehrmaterialien.
Verwaltung von Schulungsmaterialien:
111. Organisation und Pflege von Schulungsmaterialien für Mitarbeiter.
112. Bereitstellung von Schulungsmaterialien bei Bedarf.
Verwaltung von Schulungsunterlagen:
113. Verwaltung und Bereitstellung von Schulungsunterlagen für Lehrer und Mitarbeiter.
Erstellung von Schulungsplänen:
114. Erstellung von Schulungsplänen für Mitarbeiter und Lehrer.
115. Aktualisierung und Anpassung der Schulungspläne bei Änderungen.
Verwaltung von Prüfungsvorbereitungskursen:
116. Planung und Organisation von Prüfungsvorbereitungskursen.
117. Bereitstellung von Lernmaterialien und Ressourcen für die Prüfungsvorbereitung.
Verwaltung von Gruppenunterricht:
118. Koordination von Gruppenunterricht für Schüler mit ähnlichen Bedürfnissen.
119. Organisation von Gruppenunterrichtsstunden und Ressourcen.
Verwaltung von Einzelunterricht:
120. Organisation von Einzelunterrichtsstunden für individuelle Schüler.
121. Koordination von Lehrern und Schülern für Einzelunterrichtsstunden.
Verwaltung von Ferienkursen:
122. Planung und Organisation von Ferienkursen und -programmen.
123. Bereitstellung von Lehrmaterialien und Aktivitäten für Ferienkurse.
Verwaltung von Online-Kursen:
124. Organisation und Durchführung von Online-Kursen und Webinaren.
125. Verwaltung der Online-Plattformen und -Ressourcen.
Verwaltung von Probekursen:
126. Planung und Organisation von Probekursen für potenzielle Schüler.
127. Koordination von Lehrern und Schülern für Probekurse.
Verwaltung von Schülerpräsentationen:
128. Organisation und Planung von Schülerpräsentationen oder Veranstaltungen.
129. Bereitstellung von Unterstützung und Ressourcen für Schülerpräsentationen.
Verwaltung von Lehrerpräsentationen:
130. Koordination und Unterstützung von Lehrerpräsentationen oder Workshops.
131. Bereitstellung von Materialien und Ressourcen für Lehrerpräsentationen.
Verwaltung von Eltern-Kind-Veranstaltungen:
132. Organisation und Planung von Eltern-Kind-Veranstaltungen oder Workshops.
133. Bereitstellung von Materialien und Ressourcen für Eltern-Kind-Veranstaltungen.
Verwaltung von Schulpartnerschaften:
134. Pflege und Entwicklung von Partnerschaften mit Schulen und Bildungseinrichtungen.
135. Organisation von Schulkooperationen und -veranstaltungen.
Verwaltung von Lehrerworkshops:
136. Organisation und Planung von Lehrerworkshops und Fortbildungen.
137. Bereitstellung von Materialien und Ressourcen für Lehrerworkshops.
Verwaltung von Schülerwettbewerben:
138. Organisation und Planung von Schülerwettbewerben und -veranstaltungen.
139. Bereitstellung von Materialien und Unterstützung für Schülerwettbewerbe.
Verwaltung von Elterninformationsabenden:
140. Organisation und Planung von Elterninformationsabenden und -veranstaltungen.
141. Bereitstellung von Informationen und Unterstützung für Elterninformationsabende.
Verwaltung von Eltern-Lehrer-Meetings:
142. Organisation und Planung von Eltern-Lehrer-Meetings.
143. Koordination der Termine und Teilnehmer für Eltern-Lehrer-Meetings.
Verwaltung von Schülerbewertungen:
144. Verwaltung und Speicherung von Schülerbewertungen und -rückmeldungen.
145. Bereitstellung von Feedback und Verbesserungsvorschlägen für Schüler.
Verwaltung von Lehrerbewertungen:
146. Verwaltung und Speicherung von Lehrerbewertungen und -feedback.
147. Bereitstellung von Feedback und Verbesserungsvorschlägen für Lehrer.
Verwaltung von Elternbewertungen:
148. Verwaltung und Speicherung von Elternbewertungen und -feedback.
149. Bereitstellung von Feedback und Verbesserungsvorschlägen für Eltern.
Verwaltung von Kursbewertungen:
150. Verwaltung und Speicherung von Kursbewertungen und -feedback.
151. Bereitstellung von Feedback und Verbesserungsvorschlägen für Kurse.
Verwaltung von Kundenbewertungen:
152. Verwaltung und Speicherung von Kundenbewertungen und -feedback.
153. Bereitstellung von Feedback und Verbesserungsvorschlägen für das Unternehmen.
Verwaltung von Lehrerfortbildungen:
154. Organisation und Planung von Fortbildungsmaßnahmen für Lehrer.
155. Anmeldung und Verfolgung von Lehrerfortbildungen.
Verwaltung von Lehrer-Bewerbungen:
156. Bewertung und Auswahl von Lehrer-Bewerbungen und -unterlagen.
157. Organisation von Vorstellungsgesprächen und Einstellungsverfahren.
Verwaltung von Mitarbeiterbefragungen:
158. Organisation und Durchführung von Mitarbeiterbefragungen.
159. Analyse und Berichterstattung über die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragungen.
Verwaltung von Nachhilfeprogrammen:
160. Organisation und Planung von Nachhilfeprogrammen und -kursen.
161. Bereitstellung von Lernmaterialien und Ressourcen für Nachhilfeprogramme.
Verwaltung von Förderprogrammen:
162. Planung und Organisation von Förderprogrammen und -aktivitäten.
163. Bereitstellung von Unterstützung und Ressourcen für Förderprogramme.
Verwaltung von Schulungsmaterialien:
164. Organisation und Pflege von Schulungsmaterialien für Mitarbeiter.
165. Bereitstellung von Schulungsmaterialien bei Bedarf.
Verwaltung von Schulungsunterlagen:
166. Verwaltung und Bereitstellung von Schulungsunterlagen für Lehrer und Mitarbeiter.
Erstellung von Schulungsplänen:
167. Erstellung von Schulungsplänen für Mitarbeiter und Lehrer.
168. Aktualisierung und Anpassung der Schulungspläne bei Änderungen.
Verwaltung von Prüfungsvorbereitungskursen:
169. Planung und Organisation von Prüfungsvorbereitungskursen.
170. Bereitstellung von Lernmaterialien und Ressourcen für die Prüfungsvorbereitung.
Verwaltung von Gruppenunterricht:
171. Koordination von Gruppenunterricht für Schüler mit ähnlichen Bedürfnissen.
172. Organisation von Gruppenunterrichtsstunden und Ressourcen.
Verwaltung von Einzelunterricht:
173. Organisation von Einzelunterrichtsstunden für individuelle Schüler.
174. Koordination von Lehrern und Schülern für Einzelunterrichtsstunden.
Verwaltung von Ferienkursen:
175. Planung und Organisation von Ferienkursen und -programmen.
176. Bereitstellung von Lehrmaterialien und Aktivitäten für Ferienkurse.
Verwaltung von Online-Kursen:
177. Organisation und Durchführung von Online-Kursen und Webinaren.
178. Verwaltung der Online-Plattformen und -Ressourcen.
Verwaltung von Probekursen:
179. Planung und Organisation von Probekursen für potenzielle Schüler.
180. Koordination von Lehrern und Schülern für Probekurse.
Verwaltung von Schülerpräsentationen:
181. Organisation und Planung von Schülerpräsentationen oder Veranstaltungen.
182. Bereitstellung von Unterstützung und Ressourcen für Schülerpräsentationen.
Verwaltung von Lehrerpräsentationen:
183. Koordination und Unterstützung von Lehrerpräsentationen oder Workshops.
184. Bereitstellung von Materialien und Ressourcen für Lehrerpräsentationen.
Verwaltung von Eltern-Kind-Veranstaltungen:
185. Organisation und Planung von Eltern-Kind-Veranstaltungen oder Workshops.
186. Bereitstellung von Materialien und Ressourcen für Eltern-Kind-Veranstaltungen.
Verwaltung von Schulpartnerschaften:
187. Pflege und Entwicklung von Partnerschaften mit Schulen und Bildungseinrichtungen.
188. Organisation von Schulkooperationen und -veranstaltungen.
Verwaltung von Lehrerworkshops:
189. Organisation und Planung von Lehrerworkshops und Fortbildungen.
190. Bereitstellung von Materialien und Ressourcen für Lehrerworkshops.
Verwaltung von Schülerwettbewerben:
191. Organisation und Planung von Schülerwettbewerben und -veranstaltungen.
192. Bereitstellung von Materialien und Unterstützung für Schülerwettbewerbe.
Verwaltung von Elterninformationsabenden:
193. Organisation und Planung von Elterninformationsabenden und -veranstaltungen.
194. Bereitstellung von Informationen und Unterstützung für Elterninformationsabende.
Verwaltung von Eltern-Lehrer-Meetings:
195. Organisation und Planung von Eltern-Lehrer-Meetings.
196. Koordination der Termine und Teilnehmer für Eltern-Lehrer-Meetings.
Verwaltung von Schülerbewertungen:
197. Verwaltung und Speicherung von Schülerbewertungen und -rückmeldungen.
198. Bereitstellung von Feedback und Verbesserungsvorschlägen für Schüler.
Verwaltung von Lehrerbewertungen:
199. Verwaltung und Speicherung von Lehrerbewertungen und -feedback.
200. Bereitstellung von Feedback und Verbesserungsvorschlägen für Lehrer.
Bitte beachten Sie, dass einige der Aufgaben je nach den spezifischen Anforderungen und Prozessen unseres Unternehmens angepasst werden können.
1. Freundlichkeit und Höflichkeit:
– Begrüße Anrufer stets freundlich und höflich.
– Nutze eine angenehme Stimme und ein positives Auftreten am Telefon.
2. Geduld und Empathie:
– Höre den Anrufern aufmerksam zu und zeige Verständnis für ihre Anliegen.
– Bleibe ruhig und geduldig, auch wenn Anrufer gestresst oder unzufrieden sind.
3. Professionelles Verhalten:
– Halte dich an die Unternehmensrichtlinien und -standards während der Gespräche.
– Vermeide persönliche Gespräche oder emotionale Ausbrüche während der Arbeitszeit.
4. Klarheit und Verständlichkeit:
– Spreche deutlich und langsam, um sicherzustellen, dass die Anrufer dich gut verstehen können.
– Vermeide Fachjargon und verwende klare und verständliche Sprache.
5. Problemlösungskompetenz:
– Bemühe dich, die Anfragen und Probleme der Anrufer schnell und effizient zu lösen.
– Falls du keine Lösung parat hast, leite die Anfragen professionell an die entsprechende Abteilung weiter.
6. Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit:
– Sei immer pünktlich am Arbeitsplatz und halte vereinbarte Termine und Rückrufe ein.
– Zeige Verlässlichkeit, indem du Versprechen einhältst und Zusagen erfüllst.
7. Positives Image des Unternehmens vermitteln:
– Vertrete das Unternehmen positiv und professionell in allen Gesprächen.
– Biete stets einen ausgezeichneten Kundenservice, um das Image des Unternehmens zu stärken.
8. Vertraulichkeit wahren:
– Gehe vertraulich mit sensiblen Informationen um und teile keine persönlichen Kundendaten mit Dritten.
9. Flexibilität:
– Zeige Flexibilität bei der Anrufannahme und der Terminplanung.
– Versuche, auf individuelle Kundenbedürfnisse einzugehen, wenn möglich.
10. Konfliktlösungsfähigkeiten:
– Behandle Konflikte und Beschwerden professionell und versuche, eine positive Lösung zu finden.
– Eskalationen an Vorgesetzte weitergeben, wenn nötig.
11. Positives Abschlussverhalten:
– Beende Gespräche immer höflich und verabschiede dich freundlich von den Anrufern.
– Biete an, weitere Fragen zu beantworten oder Rückrufe zu tätigen, wenn nötig.
12. Eigeninitiative und Weiterbildung:
– Zeige Interesse an persönlicher Weiterentwicklung und ergreife Eigeninitiative, um deine Fähigkeiten zu verbessern.
– Nutze Schulungen oder Weiterbildungsmöglichkeiten, die vom Unternehmen angeboten werden.
Eine Telefonistin, die diese Benimmregeln befolgt, kann das Ansehen des Unternehmens verbessern, die Kundenzufriedenheit steigern und langfristige Beziehungen zu den Kunden aufbauen.
Hier sind 100 typische Aufgaben, die im Institut anfallen können.